Tehokas perintä pienissä ja keskikokoisissa yrityksissä

Ei kommentteja

Tehokas perintä PK-yrityksissä

Tehokkaasti hoidettu perintä on keskeinen osa hyvin hoidettua liiketoimintaa. Säännöllisesti hoidetulla perinnällä PK-yritys parantaa tulostaan ja tehokas perintä auttaa yritystä välttämään turhia luottotappioita.

Pistä luottokaupan perusteet kuntoon

Kun olet päättänyt myydä laskulla tuotteita tai palveluita, varmista, että luottokaupan perusasiat ovat kunnossa.

Tarkistuta myyntiin liittyvät asiakirjat (esimerkiksi tarjous- ja sopimusasiakirjat) ammattilaisella. Tällä varmistat, että mahdollisessa reklamaatiotilanteessa sinulla on pitävät sopimukset ja riittävät tieto niiden sisällöstä.

Jos liiketoimintasi on kasvussa, kannattaa laatia koko luottokauppaa koskeva toimintasuunnitelma: prosessiin kirjataan, kuka/mikä taho hoitaa saatavienhallinnan eri vaiheet (laskutus, muistutus, perintä); onko se yritys itse, tilitoimiston asiantuntija vai ammattimainen perintäkumppani.

Mieti, tarvitsetko perintätoimiston palveluita

Mieti, tarvitsetko yhteistyökumppania perintään? Voit hoitaa kaikki perintään liittyvät toimenpiteet, jos sinulla on aikaa. Mieti, mitä haluat hoitaa itse ja mihin aikasi riittää. Perintätoimiston palvelut on tarkoitettu tehostamaan ja tukemaan yrityksesi liiketoimintaa; palveluja voi käyttää monipuolisesti ja siinä laajuudessa kuin se on sinulle parasta.

Sopivaa perintätoimistokumppania valitessasi kiinnitä huomio ainakin seuraaviin seikkoihin:

Perintätoimistolta saat ulkopuolista näkemystä ja asiantuntevaa tietoa, tehokkuutta toimeksiantoihin ja apua erikoistilanteisiin.

Hoida laskutus ryhdikkäästi

Laskuta mahdollisimman nopeasti (mielellään samana päivänä), kun olet luovuttanut tuotteen tai suorittanut palvelun asiakkaalle. Laskutukseen liittyvä viive voi sitoa yllättävän suuren määrän yrityksen pääomia.

Laskun ulkoasun tulisi olla mahdollisimman selkeä ja informatiivinen, jotta se ei aiheuta turhia kyselyitä asiakkaalta.

Maksuehto on syytä sopia mahdollisimman lyhyeksi, mutta käytännössä on mahdollista, että joudut sopeuttamaan toimintaasi oman yrityksesi toimialan kilpailutilanteen mukaan.

Muistuta nopeasti

Lähetä ensimmäinen maksumuistutus mahdollisimman nopeasti laskun erääntymisen jälkeen. Muistuttaminen on erittäin tärkeää; muistutusvaihe on edellytys myös sille, että perintä voidaan tarvittaessa käynnistää.

Jos asiakkaasi on yritys, voit muistuttaa laskusta ensimmäisen kerran 5–7 päivää laskun erääntymisen jälkeen. Tällöin voit olla varma, että asiakkaasi ei ole maksanut eräpäivänä laskuaan.

Jos asiakkaasi on kuluttaja, sinulla on kaksi erilaista toimintamallia:

  • Jos haluat lisätä maksumuistutukseen viiden euron muistutuskulun, laskussasi tulee olla 14 päivän maksuehto. Toimi näin: Odota 14 päivää laskun erääntymisen jälkeen. Lähetä sitten ensimmäinen muistutus, jossa on mukana muistutuskulu.
  • Jos et halua käyttää muistutuskulua kirjeessä, voit periaatteessa muistuttaa nopeammalla tahdilla, mutta kuitenkin niin, että asiakkaallesi jää riittävästi aikaa hoitaa asia kuntoon.

 Yksi muistutus on riittävä, mutta melko yleisesti käytetään myös kahta muistutusta. Huomioi, että toisen muistutuksen teksti on hieman erilainen kuin ensimmäisen, jotta vastaanottaja ymmärtää asioiden etenevän. Viivästyskorko kannattaa ottaa mukaan jo muistutusvaiheessa.

Kirjeitse tapahtuva muistuttaminen on tavallisin ja varmin keino. Kirjallista maksumuistutusta suositellaan erityisesti kuluttaja-asiakkaiden tapauksessa. Voit myös muistuttaa puhelimitse, sähköpostitse tai tekstiviestillä.

Jos muistuttaminen ei tehoa, käynnistä perintä

Joskus asiakas ei maksa, vaikka laskusta on muistutettu. Tällöin perintätoimet kannattaa aloittaa ilman turhaa odottelua. Perinnässä nopeus on erittäin tärkeää.

Perintälaki (Laki saatavien perinnästä) sääntelee ns. vapaaehtoisen perinnän vaihetta. Vapaaehtoiseen perintään kuuluvat esimerkiksi seuraavat perintäkeinot:

  • maksuvaatimus (perintätoimiston lähettämä perintäkirje)
  • trattaperintä
  • puhelinperintä
  • maksuneuvottelut, maksusopimukset

Perintäkeinon valintaan vaikuttavat monet seikat saatavien koosta ja iästä asiakastyyppiin (kuluttaja vai yritys).

Saatava on riitainen, jos asiakas on ottanut yhteyttä laskun tai muistutuksen saatuaan ja esittänyt väitteen tai reklamaation laskusta.  Tällöin ei vapaaehtoinen perintä ole mahdollista. Toimenpiteitä voidaan kuitenkin jatkaa muilla keinoilla, esimerkiksi lakimiehen hoitamana.

Seuraa asiakkaiden tilannetta

Asiakkaiden tilannetta kannattaa seurata varsinkin toimialoilla, joilla asiakassuhteet ovat pitkiä. Usein suurimmat ja yllättävimmät luottotappiot tulevat olemassa olevilta asiakkailta.

Ennen kuin sitoudut isoon toimitukseen tarkista uusien asiakkaiden ja kauppojen osalta asiakkaan luottotiedot.

Haluatko vielä lisätietoa perinnästä? Ota yhteyttä asiantuntijoihimme tästä>>

Kategoriassa: Artikkelit