Saatavienhallinta ja sen tehostaminen

Ei kommentteja

Mitä saatavienhallinta tarkoittaa?

Saatavienhallinta (myös luotonhallinta) tarkoittaa laskulla myyvien yritysten toimenpiteitä saataviensa kotiuttamiseksi. Saatavienhallinta lähtee laskun lähettämisestä. Mikäli asiakas ei maksa laskua eräpäivään mennessä, myyvä yritys lähettää muistutuksia ja tarvittaessa perii saataviaan.

Saatavienhallinta on välttämätön niin isoille kuin pienille yrityksille. Ilman saatavienhallintaa ja perintää osa yritykselle kuuluvasta liikevaihdosta saattaisi jäädä kokonaan kertymättä. Pienistäkin saatavista saattaa suurena määränä kasvaa merkittävä kokonaisuus.

Toimenpidesuunnitelmat saatavienhallintaan

Yritys voi tehostaa saatavienhallintaa luomalla toimenpidesuunnitelman, jota noudatetaan järjestelmällisesti. Suunnitelmaan kirjataan, kuka/mikä taho hoitaa saatavienhallinnan eri vaiheet; onko se yritys itse, tilitoimiston asiantuntija vai ammattimainen perintäkumppani.

Perintäprosessi alkaa laskutuksen suunnittelusta ja maksujen seurannasta.

Yritys aloittaa rohkeasti toimenpiteet saatavien kotiuttamiseksi nopeasti, kun lasku on erääntynyt. Nopea tarttuminen maksuviivästyksiin on myös hyvää asiakaspalvelua. Ajan kuluminen aiheuttaa pahimmillaan jopa turhia reklamaatioita.

Jos viikon kuluttua laskun erääntymisen jälkeen lähetettävä muistutus ei tuota tulosta, yritys aloittaa ensimmäiset perintätoimenpiteet.

Saatavienhallinnan sähköiset työkalut

 Saatavienhallintaan on tarjolla nykyaikaisia sähköisiä työkaluja. Työkalut helpottavat laskujen ja muistutusten lähettämistä, saatavien seurantaa ja perintää.

Automatisoitu laskutus- ja maksuvalvontapalvelu aloittaa maksujen valvonnan heti laskutuksen jälkeen ja suoritukset kertyvät laskutusvaiheessa yrityksen pankkitilille ilman välikäsiä. Tämän tyyppinen palvelu hoitaa ihmisen puolesta monta aikasyöppöä laskutuksessa ja maksujen valvonnassa.

Työkalut voidaan jakaa laskuttavan yrityksen, tilitoimiston ja perintäkumppanin kesken, jolloin kaikilla osapuolilla on reaaliaikainen näkymä toimeksiantoihin.

Saatavienhallinnan ammattilaisten neuvot

Tilitoimiston, isännöitsijän, asiakkaan asioita hoitavan konsultin ja perintäkumppanin tehtävä on antaa asiakkaalleen faktatietoa ja selkeitä toimintaohjeita saatavienhallintaan.

Saatavienhallinnan tavallisimmat karikot liittyvät inhimillisiin heikkouksiin ja pelkoihin. Saatavienhallinnan ammattilaisten yleinen neuvo on, että laskuttavan yrityksen on syytä unohtaa liiallinen varovaisuus. Kaikilla laskulla myyvillä, liiketoimintaa harjoittavilla yrityksillä on aika ajoin tarve muistuttamiseen ja perintään. Ennakkoon suunniteltu perintäprosessi helpottaa asioiden käytännön hoidossa.

Yleisiä virheitä ja pelkoja

  • Yritykset viivyttelevät turhaan muistuttamisen kanssa. Ensimmäinen maksumuistutus olisi hyvä lähettää yritysasiakkaalle 5–7 vrk laskun erääntymisen jälkeen.
  • Moni yrittäjä on turhan varovainen kysymään omien saataviensa perään. Aktiivisella saatavienhallinnalla yritys kuitenkin pitää oman liiketoimintansa kannattavana ja myös yrityksensä maineen hyvänä.
  • Saatavienhallinnan yleinen virhe on, että yrittäjät jäävät toistamaan samaa keinoa liian monta kertaa. Nyrkkisääntö on, että yhtä keinoa käytetään korkeintaan kaksi kertaa. Esimerkiksi jos muistutus ei tuota tulosta, on parempi lähteä selvittämään asioita aktiivisesti vaikkapa puhelinsoitolla kuin lähettää uusia muistutuksia.
  • Yrittäjällä saattaa olla väärää tietoa, miten asiat hoidetaan asiakkaan reklamoidessa. Jos asiakas kiistää maksuvelvollisuutensa, perintää saa jatkaa, jos velallinen ei esitä kiistämiselle perustetta tai vetoaa ainoastaan sellaiseen perusteeseen, jolla selvästi ei ole vaikutusta velallisen maksuvelvollisuuteen.
  • Joskus saatavia ei edes peritä esimerkiksi siksi, että laskun summa koetaan niin pieneksi, ettei sen takia kannata ryhtyä toimenpiteisiin. Usein vapaaehtoinen perintä tuottaa kuitenkin tulosta pientenkin saatavien osalta ja samalla yritys antaa toiminnastaan ryhdikkään kuvan.
Kategoriassa: Artikkelit