Ohjeita saatavienhallintaan

Ei kommentteja

Ohjeita saatavienhallintaan ja perintään

Kaikilla luottokauppaa harjoittavilla eli laskulla myyvillä, liiketoimintaa harjoittavilla yrityksillä on aika ajoin tarve muistuttamiseen ja perintään. Saatavienhallinta (luotonhallinta) on välttämätöntä niin isoille kuin pienille yrityksille.  Ilman saatavienhallintaa ja perintää osa yritykselle kuuluvasta liikevaihdosta saattaisi jäädä kokonaan kertymättä. Saatavienhallinnan tavallisimmat karikot liittyvät inhimillisiin heikkouksiin ja pelkoihin. Laskuttavan yrityksen on syytä unohtaa arkailua ja laatia jo valmiiksi perintäprosessi saatavien kotiuttamiseksi tarvittaessa.

Laita saatavienhallinnan perusprosessi kuntoon

Yritys voi tehostaa saatavienhallintaa luomalla toimenpidesuunnitelman, jota noudatetaan järjestelmällisesti. Suunnitelmaan kirjataan, kuka/mikä taho hoitaa saatavienhallinnan eri vaiheet (laskutus, muistutus, perintä); onko se yritys itse, tilitoimiston asiantuntija vai ammattimainen perintäkumppani.

Tartu asioihin nopeasti

Jos asiakas ei maksa laskua, asiaan on tartuttava välittömästi. Jos laskun erääntymisen ja ensimmäisen muistutuksen välillä ehtii kulua pitkä aika, on mahdollista, että saatavan perustekin ehtii unohtua. Ajan kuluminen saattaa aiheuttaa pahimmillaan jopa turhia reklamaatioita. Nopea asioidenhoito on myös hyvää asiakaspalvelua.

Ohjenuora: Seuraa ja toimi.

Unohda liiallinen varovaisuus perinnässä

Moni yrittäjä on turhan varovainen kyselemään saataviaan. Pelkona saattaa olla, että asiakas hermostuu. Liiketoiminta on kuitenkin aina kahden kauppaa: Tuotetta tai palvelua myydään siitä saatavaa korvausta vastaan. Kauppa ei voi olla yksipuolinen. Aktiivisella saatavienhallinnalla yritys pitää oman liiketoimintansa kannattavana ja oman yrityksensä maineen hyvänä.

Ohjenuora: Yrityksen jämäkkä toiminta on hyvän maineen perusta.

Vaihda tehokkaampaan perintäkeinoon

Saatavienhallinnassa ei kannata jäädä toistamaan samaa keinoa kahta kertaa enempää.  Saman keinon toistaminen saattaa johtaa valheelliseen mielikuvaan siitä, että asiat ovat hoidossa, vaikka tuloksia ei syntyisikään.

Ohjenuora: Muistuta. Soita. Lähetä maksuvaatimus.

Hoida reklamointitilanne oikein

Jos asiakas jättää laskun maksamatta ja riitauttaa asian, laskuttavan yrityksen tulee pyytää reklamaatio kirjallisesti ja selvittää maksuvelvollisuuden kiistämisen perusteen. Vapaaehtoista perintää ei saa jatkaa, mikäli velallinen kiistää maksuvelvollisuutensa. Perintää saa kiistämisestä huolimatta jatkaa, jos velallinen ei pysty esittämään kiistämiselle perustetta tai vetoaa ainoastaan sellaiseen perusteeseen, jolla selvästi ei ole vaikutusta velallisen maksuvelvollisuuteen. On tärkeää, että laskuttava yritys hoitaa asiaa aktiivisesti ja vastaa asiakkaalle mahdollisimman nopeasti.  Jos tilanne ei ratkea järkevässä ajassa, on syytä kääntyä ammattilaisen, yleensä lakimiehen, puoleen.

Ohjenuora: Pyydä reklamaatio kirjallisena ja selvitä peruste maksuvelvollisuuden kiistämiselle.

Ei ole liian pieniä summia perittäväksi!

Joskus saatavia ei edes peritä esimerkiksi siksi, että laskun summa koetaan niin pieneksi, ettei sen takia kannata ryhtyä toimenpiteisiin. Jos pieniä laskuja on paljon, niistä saattaa muodostua merkittävä kokonaissumma. Usein vapaaehtoinen perintä tuottaa kuitenkin tulosta pientenkin saatavien osalta ja samalla yritys antaa toiminnastaan ryhdikkään kuvan.

Ohjenuora: Saatavienhallinta ei ole hankalaa eikä kallista, ja se kannattaa aina!

Kategoriassa: Artikkelit