Asiakkaan asioinnin sujuvoittaminen on myös hyvää riskienhallintaa

Ei kommentteja

Sähköisen asioinnin mahdollisuus on jo itsestäänselvyys ammattimaisten organisaatioiden kanssa asioidessa. Valitettavasti odotus ei aina tule täytetyksi, kun tarvitaan juridisesti sitovaa allekirjoitusta asiakkaan sitoutumisen tai luotettavan tunnistamisen takeeksi.

Oikein aloitettu asiakassuhde kantaa koko elinkaaren

Saatavien hallinnan ja perinnän ammattimaiset palvelut antavat vankan selkänojan omalle liiketoiminnalle. Valitettavasti osa asiakkuuksista päätyy silti riitaisiin asetelmiin, kun on epäselvää mistä alun perin sovittiin.  Huonosti dokumentoitu saatava voi osoittautua arvottomaksi. Asiakassuhteen alun kiireessä oikaiseminen voi kostautua kalliisti myöhemmin.

Suurin osa asiakassuhteista aloitetaan sopimuksen allekirjoituksin, asiakkaan antamin valtuutuksin tai muutoin kirjallisesti. Toisinaan – erityisesti yritysten välisissä liiketoimissa – kelpuutetaan myös sähköposti riittäväksi todisteeksi sovitusta. On ymmärrettävää, että ihmisen sujuvaan, digitaaliseen arkeen ei haluta tuoda paperilla sopimisen hitautta, virhealttiutta ja työläyttä. Se ei saa kuitenkaan johtaa hallitsemattomaan riskinottoon yrityksen kannalta.

Sujuvuuden, asiakkaan tuntemisen ja kiistämättömän dokumentoinnin yhdistelmä onnistuu hoitamalla sopimusten, valtuutusten, ehtojen hyväksynnän ym. asiakirjojen allekirjoitus sähköisesti.  Suoraan verkosta käyttöön otettava ja käytettävä allekirjoituspalvelu on heti valmis hyödynnettäväksi. Perinteisistä ohjelmistohankkeista poiketen nykyaikainen pilvipalvelu on käytettävissä ilman käyttöönottoinvestointeja, kuukausimaksuja, käyttäjämaksuja tai muita saatuun hyötyyn liittymättömiä veloituksia. Vain saatu hyöty – eli saatu allekirjoitus – on veloituksen perusteena.

Sähköinen allekirjoitus on juridisesti sitova. Se varmistaa asiakassuhteessa sovittujen asioiden kiistämättömän dokumentoinnin. Koska sähköinen allekirjoitus on allekirjoittajalle hyvin vaivaton, on luontevaa allekirjoittaa myös asiakassuhteen kuluessa sovittuun tehtäviä muutoksia. Kun asia hoituu hetkessä vaikkapa matkapuhelimella, ei ole enää vaaraa papereiden läjääntymisestä väärään paikkaan eikä töiden seisomisesta allekirjoitusta odotellessa.

Riskienhallinnan parantumisen lisäksi allekirjoitusten hoitaminen sähköisesti tuo hyötyjä sekä asiakkaalle että yrityksen päivittäiseen toimintaan. Noin 89% kaikista sähköisistä allekirjoituskutsuista allekirjoitetaan saman päivän aikana, ja äärimmäinen valtaosa viimeistään kolmantena päivänä. Työt voidaan aloittaa nopeammin, ja asiakas saa haluamansa palvelun ilman hallinnollisia viipeitä. Myös laskutus aikaistuu, jolloin käyttöpääomaa ei sitoudu vääriin tarkoituksiin. Sähköinen asiakirja löytyy saman tien sekä yrityksessä että asiakkaalla, jolloin kadonneiden tai jopa uusittavien asiakirjojen kustannukset ja virheriskit pienenevät olennaisesti.

Tietosuoja-asetus lisää sähköisen asioinnin tarvetta

Keväällä muuttuva tietosuojasääntely korostaa myös asiakkaan oikeuksia tiedonsaantiin, ja velvollisuutta sopia täsmällisesti henkilötiedon käsittelystä. Kun asiakkuus on usein hoidettu sähköisesti, eikä varsinaista käyntiasiointia ole mahdollista tai mielekästä järjestää, tulee myös rekisteritiedon tarkastuspyyntö ja korjaamisvaatimus mahdollistaa sähköisesti.

Asiakkaan pyytäessä omia tietojaan, on toimittava erityisen huolellisesti ja tunnistettava tiedon pyytäjä luotettavasti. Muutoin on riskinä luovuttaa yrityksen hallussa olevaa, mahdollisesti arkaluontoistakin henkilötietoa väärälle taholle. Verkkomaailmassa asia on ratkaistavissa hyödyntämällä vahvaa tunnistamista, esimerkiksi tuomalla omille verkkosivuille sähköisesti allekirjoitettavat lomakkeet asiaa varten.

Perinteisesti sähköisen lomakkeen rakentaminen ja liittäminen vahvaa tunnistusta hyödyntävään allekirjoituspalveluun on ollut kallis ja teknistä osaamista vaativa prosessi. Nykyisin parhaat sähköiset allekirjoituspalvelut sisältävät kuitenkin mahdollisuuden laatia ja julkaista lomakkeita muutamassa minuutissa.

Esimerkiksi Visma Sign –palvelussa on valmiina Tietosuojavaltuutetun toimiston mallin mukaiset lomakepohjat omille sivuille sijoitettavaksi. Yrityksen tulee vain rekisteröityä Visma Sign –palvelun käyttäjäksi, ja muokata lomakkeisiin oman yrityksen tiedot. Lomakkeet ovat heti käyttövalmiita. Ainoastaan täytetyistä ja allekirjoitetuista lomakkeista peritään kappalehinta – muita veloituksia ei ole. Sama palvelu sopii myös muihin lomaketarpeisiin – asiakkaaksi tuloon, valtuuttamiseen, lisätilauksiin, hakemuksiin jne.

Paperittomat prosessit ovat arkipäivää

Vielä muutama vuosi sitten mapitettavista papereista kokonaan eroon pääseminen vaikutti edelleen utopialta. Nyt monissa yrityksissä viimeisenä jäänteenä olleet sopimukset, pöytäkirjat, henkilöstöasiakirjat ja valtuutukset on sähköistetty kokonaan.

Vaikutukset asiakkaiden kokemaan palveluun, työntekijöiden viihtyvyyteen ja tuottavuuteen antavat nyt nostetta näiden edelläkävijöiden liiketoimintaan. Visma Sign –palvelu näkyy jo useiden tuhansien yritysten arjessa, ja lähes miljoonan suomalaisen asioinnissa.

Rekisteritietojen tarkastuspyyntö perinteisenä lomakkeena. Kuva: Tietosuojavaltuutetun toimisto

Rekisteritietojen tarkastuspyyntö sähköisesti allekirjoitettavana lomakkeena.

Blogin kirjoitti kirjoittajavieras Visma Signilta, Harri Koponen

Kategoriassa: Blogi